Cómo organizar una fiesta de cumpleaños: Timings

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Una fiesta de cumpleaños es muy divertida, pero también hay que reconocer, que tiene mucho trabajo detrás.

Tan importate para organizar una fiesta de cumpleaños es, hacer una lista de todo lo que tenemos qué preparar, como marcarnos unos timings para poder llegar a tenerlo todo listo el día de la celebración.

En el post sobre “Cómo organizar una fiesta de cumpleaños: 8 imprescindibles”, hablábamos de cuáles son los aspectos fundamentales que debemos tener en cuenta para poder preparar el gran evento.

Por ejemplo, el presupuesto es un primer punto muy importante que habrá que pensar y fijar ya desde un inicio, porque en función del presupuesto iremos organizando el resto.

También es muy importante el lugar, no es lo mismo ni tiene el mismo coste, organizar un cumple en casa que un cumple en un local especializado en este tipo de celebraciones. Es más, no sólo no es lo mismo a nivel de costes sino también del trabajo que como padres tendréis que realizar.

Tenéis varias opciones en el blog, tanto en Barcelona como en Madrid, de locales que preparan fiestas de cumpleaños con espacios súper chulos, como es el caso de de “The litlle kingdom” o de “Magic forest” en Madrid–tenéis toda la información aquí-, o El Museo Mamut o The Pudding Bar –info aquí-, en Barcelona.

En cualquiera de los casos, organizar una fiesta de cumpleaños es un buen sarao y como en cualquier plan que hagamos, es necesaria y fundamental la organización, y lo mejor para ello es marcarse unos tiempos para no agobiarnos en el último momento, así que, el post de hoy, es para ayudaros con la preparación con antelación al evento.

En cualquiera de las fases es importante que el peque forme parte también de las decisiones, al fin y al cabo es su día y está ansioso porque llegue y pasárselo en grande con todos sus amigos.

El timing por tanto sería la manera de estructurar por tiempos las diferentes tareas a realizar desde el minuto 0 hasta el último momento. Con el fin de ir también descartando todo lo que ya hemos ido haciendo, podemos preparar una checklist, pero de esto hablaremos más adelante.

¿Vamos con los timings?

Organizar una fiesta de cumpleaños: timings

6-8 semanas antes:

Esta es siempre la parte más laboriosa, luego, al menos para mi gusto, empieza lo más divertido.

Una vez hemos decidido la fecha en la que vamos a hacer la celebración, vigilad que sea un día que no caiga en festivo o puentes largos en los que las familias se van de vacaciones, entonces pasamos a los primeros preparativos.

Lo primero que tendremos que decidir es:

El presupuesto –acordaros que será el punto de partida para decidir el resto-.
Lugar: en esta primera etapa deberéis decidir dónde celebrar el cumpleaños. Como hemos comentado al inicio, el coste e incluso vuestro trabajo variará mucho en función de si decidís celebrar la fiesta en casa o en un espacio especialmente preparado para ello. En este último caso, si que es cierto que tendréis el coste del local y de las actividades, pero os ahorraréis un montón de trabajo.

En caso de que alquiléis el espacio, reservarlo lo antes posible, así, una cosa menos de la que preocuparos.

Temática: es uno de los puntos más importantes de la fiesta, ya que marcará el estilo de las invitaciones, la decoración, etc.

Si es un bebé la elección será toda vuestra, pero si el peque ya tiene unos añitos lo mejor es que participe de ello, seguro que le entusiasma, ¿a quién no?

Algunas inspiraciones muy veraniegas las encontraréis en este post.

Lista de invitados: para elaborar la lista de invitados deberéis tener en cuenta el espacio del que disponéis para celebrar la fiesta.

4 semanas antes:

Invitaciones: con un mes de antelación deberemos hacer la lista definitiva de invitados y preparar las invitaciones.

Las invitaciones las podéis preparar vosotros mismos, incluso con la colaboración del peque para dejar su firma, o encargarlas en una papelería o imprenta.

Cuando tengamos las invitaciones ya las podemos enviar, cuanto antes nos confirmen la asistencia mejor.

Os dejamos algunas inspiraciones para invitaciones DIY aquí.

El menú: tendréis que decidir el menú que vais a servir y si queréis prepararlo vosotros mismos o contratar un catering. Es muy importante que preguntéis alergias e intolerancias.
Animación: fundamental en una fiesta infantil. Como el menú, las invitaciones o el espacio, la animación también la podéis contratar. Sin embargo, ya sabéis que nosotros somos partidarios del DIY, así que os animamos a que preparéis vosotros mismos las actividades y juegos.

Podéis ver algunas de nuestras propuestas en el post de “Fiesta de cumpleaños: ¿a qué jugamos?”, en el que encontraréis un montón de ideas que seguro os inspirarán.

3 semanas antes:

Invitaciones: si todavía no lo has hecho, manda las invitaciones para que los asistentes puedan confirmarte lo antes posible.
Menú: en el caso de que seas tu quien se encarga del catering, preparar un listado con todo lo que necesitas para que los días antes, al realizar la compra, no te olvides de nada.
La tarta: si vais a hacer vosotros el pastel, no hace falta que lo preparéis con tanta antelación, pero para el caso de que la queráis encargar y sea una tarta personalizada, es mejor que habléis con el responsable lo antes posible. Las empresas o particulares que realizan tartas personalizadas con fondant tienen mucho trabajo puesto que la repostería creativa está de moda, así que cuanto antes contactéis con ellos mejor, os aseguráis la tarta o postre tipo cupcakes y os quedáis más tranquilos.
Decoración y detalles: es importante que hagas también una lista con toda la decoración que te hace falta y todos los detalles de la fiesta: gorros, globos, vasos, servilletas, chuches, manteles, etc.
Lista de voluntarios: muy importante, sobretodo si vas a preparar la fiesta en casa. Los voluntarios son esenciales, manos amigas que te ayudarán para la organización del cumple.

10 días antes:

Es el momento de las mil confirmaciones. En este punto es necesario que confirméis todo lo confirmable. Me explico. Es necesario que los invitados medio dormidos os confirmen su asistencia, que os confirmen el catering en caso de haberlo contratado, la animación, el espacio…
Comprar la decoración y los detalles. Es mejor que lo hagáis ahora porque os puede pasar que no encontréis algo y tengáis que buscarlo en otras tiendas o bien pensar en otras opciones.